Liste von aktiven Richtlinien

Vollständige Richtlinie

Datenschutzinformation für das Mickan Schulungsportal

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Mickan Schulungsportal ist:

Mickan Generalbaugesellschaft Amberg mbH & Co. KG
Wernher-von-Braun-Straße 24
92224 Amberg
Telefon: +49 9621 304-0
E-Mail: office@mickan-bau.de

2. Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter ist:

Oliver Welter
E-Mail: datenschutz@mickan-bau.de

Der Datenschutzbeauftragte kann bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten und zur Wahrnehmung datenschutzrechtlicher Rechte unmittelbar kontaktiert werden.

3. Zweck des Schulungsportals

Das Mickan Schulungsportal wird für die Organisation, Durchführung und Dokumentation betrieblicher Schulungen, Unterweisungen und Weiterbildungsmaßnahmen eingesetzt. Hierzu gehören insbesondere:

• Bereitstellung und Zuweisung von Schulungsinhalten,
• Verwaltung der Benutzerkonten und Zugriffsberechtigungen,
• Durchführung von Kursen, Tests und Lernaktivitäten,
• Dokumentation des Bearbeitungs- und Schulungsfortschritts,
• Dokumentation bestandener Tests und abgeschlossener Unterweisungen,
• Erstellung von Teilnahme- und Abschlussnachweisen,
• Erfüllung gesetzlicher, vertraglicher und betrieblicher Schulungs- und Nachweispflichten sowie
• Sicherstellung des ordnungsgemäßen und sicheren Betriebs des Schulungsportals.

4. Verarbeitete personenbezogene Daten

Je nach Nutzung des Schulungsportals können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Stammdaten wie Vorname, Nachname, Anzeigename und geschäftliche E-Mail-Adresse,
• Benutzername beziehungsweise Microsoft-Benutzerkennung,
• Personal- oder Identifikationsnummer, soweit im Benutzerkonto hinterlegt,
• Organisationseinheit, Standort, Abteilung, Gruppe und dienstliche Kontaktdaten, soweit diese für die Benutzer- oder Kurszuordnung benötigt werden,
• zugewiesene und besuchte Kurse,
• Beginn, Bearbeitungsstand und Abschlusszeitpunkt von Lernaktivitäten,
• Testergebnisse, Bewertungen, Anzahl der Versuche und Abschlussstatus,
• erteilte Nachweise oder Zertifikate,
• Beiträge, Nachrichten oder hochgeladene Inhalte, sofern entsprechende Funktionen verwendet werden,
• Anmelde-, Zugriffs- und Aktivitätsdaten,
• IP-Adresse, Zeitstempel sowie technische Browser- und Geräteinformationen und
• Protokoll- und Fehlerdaten, die für Betrieb, Sicherheit und Fehlerbehebung erforderlich sind.

5. Herkunft der Daten

Die Stammdaten und Gruppenzuordnungen werden teilweise aus dem von Mickan eingesetzten Microsoft-Entra-ID-Verzeichnis übernommen. Weitere Daten entstehen unmittelbar bei der Nutzung des Schulungsportals, insbesondere durch Kursbearbeitung, Tests, Bewertungen und protokollierte Aktivitäten.

6. Anmeldung mit Microsoft

Die Anmeldung am Schulungsportal erfolgt über das geschäftliche Microsoft-Konto. Zur Authentifizierung wird der Microsoft-Dienst Entra ID verwendet. Dabei werden insbesondere die zur Anmeldung erforderliche Benutzerkennung sowie grundlegende Profildaten an das Schulungsportal übermittelt.

Das Kennwort des Microsoft-Kontos wird nicht im Moodle-System gespeichert. Die Kennworteingabe und Überprüfung erfolgen bei Microsoft. Das Schulungsportal erhält lediglich die für die Anmeldung und Zuordnung erforderlichen Authentifizierungsinformationen.

7. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt, soweit sie für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und betrieblicher Schulungsmaßnahmen erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG.

Soweit Schulungen oder Unterweisungen der Erfüllung gesetzlicher Pflichten dienen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO in Verbindung mit der jeweils einschlägigen gesetzlichen Verpflichtung.

Die Verarbeitung von technischen Protokoll-, Sicherheits- und Betriebsdaten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht im sicheren, stabilen und nachvollziehbaren Betrieb des Schulungsportals, in der Abwehr von Missbrauch und Angriffen sowie in der Fehleranalyse.

Soweit eine Verarbeitung ausnahmsweise auf einer Einwilligung beruht, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Die Bestätigung dieser Datenschutzinformation in Moodle dokumentiert grundsätzlich nur deren Kenntnisnahme. Sie stellt keine Einwilligung in Verarbeitungen dar, für die eine andere Rechtsgrundlage besteht.

8. Empfänger und Zugriffsberechtigte

Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten nur Personen und Stellen, die diese Daten für ihre jeweiligen Aufgaben benötigen. Hierzu können gehören:

• zuständige Beschäftigte der Personalverwaltung,
• zuständige Vorgesetzte und Schulungsverantwortliche,
• Trainerinnen, Trainer und Kursverantwortliche, soweit für den jeweiligen Kurs erforderlich,
• berechtigte Moodle- und Systemadministratoren sowie
• vertraglich beauftragte IT-Dienstleister im erforderlichen Umfang.

Für die Microsoft-Anmeldung und den Versand von Systemnachrichten werden Dienste von Microsoft verwendet. Dienstleister werden nur im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften und bestehender vertraglicher Vereinbarungen eingesetzt.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn hierfür eine gesetzliche Verpflichtung oder eine andere zulässige Rechtsgrundlage besteht.

9. Übermittlungen in Drittländer

Beim Einsatz von Microsoft-Diensten kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums nicht vollständig ausgeschlossen werden. Eine solche Übermittlung erfolgt nur auf Grundlage der datenschutzrechtlich vorgesehenen Garantien, insbesondere eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter vertraglicher Schutzmaßnahmen.

10. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die genannten Zwecke, für gesetzliche Nachweispflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Für das Schulungsportal gelten grundsätzlich folgende Fristen:

• Benutzerkonten werden für die Dauer der erforderlichen Nutzung beziehungsweise des Beschäftigungsverhältnisses geführt.
• Nach dem Ausscheiden oder dem endgültigen Wegfall der Zugangsberechtigung wird das Konto zeitnah deaktiviert.
• Nicht mehr benötigte Konten und Profildaten werden grundsätzlich innerhalb von 90 Tagen gelöscht oder anonymisiert, sofern keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Detaillierte technische Zugriffs- und Aktivitätsprotokolle werden grundsätzlich für 90 Tage aufbewahrt.
• Schulungs- und Unterweisungsnachweise, Abschlussstatus sowie erforderliche Prüfungsergebnisse werden grundsätzlich für drei Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres aufbewahrt, in dem die Schulung abgeschlossen wurde. Abweichende gesetzliche oder betriebliche Nachweisfristen bleiben unberührt.
• Datenbanksicherungen werden für 14 Tage aufbewahrt.
• Vollständige Systemsicherungen werden im Regelfall für bis zu 14 Wochen aufbewahrt. Einzelne Sicherungsstände können im Rahmen des Sicherungskonzepts bis zu sechs Monate gespeichert werden.
• Nach Ablauf der jeweiligen Sicherungsfrist werden Sicherungen automatisiert überschrieben oder gelöscht.

Sicherungen dienen ausschließlich der Wiederherstellung nach technischen Störungen, Datenverlust oder Sicherheitsvorfällen. Sie werden nicht für andere Zwecke verwendet. Werden bereits gelöschte Daten durch eine Wiederherstellung erneut verfügbar, werden die betreffenden Löschungen im Rahmen des technisch und organisatorisch möglichen Verfahrens erneut umgesetzt.

11. Technisch notwendige Cookies

Das Schulungsportal verwendet technisch notwendige Cookies, insbesondere zur Verwaltung der angemeldeten Sitzung und zur sicheren Zuordnung von Anfragen. Ohne diese Cookies ist eine Anmeldung und Nutzung wesentlicher Funktionen des Portals nicht möglich.

Die Sitzungscookies werden grundsätzlich beim Abmelden beziehungsweise nach Ablauf der Sitzung ungültig. Abhängig von den gewählten Browsereinstellungen können Cookies auch länger auf dem Endgerät verbleiben und dort manuell gelöscht werden.

12. Automatisierte Entscheidungen

Im Schulungsportal findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Automatisch ermittelte Testergebnisse oder Kursabschlüsse können zur Dokumentation einer Schulung verwendet werden. Soweit daraus Maßnahmen mit erheblichen Auswirkungen für die betroffene Person entstehen könnten, erfolgt eine Überprüfung und Entscheidung durch eine zuständige Person.

13. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der zur Benutzerverwaltung, Authentifizierung, Kursdurchführung und Dokumentation erforderlichen Daten ist notwendig, um das Schulungsportal verwenden und zugewiesene betriebliche Schulungen durchführen zu können.

Ohne diese Daten ist eine Nutzung des Portals oder die Dokumentation vorgeschriebener Schulungsmaßnahmen gegebenenfalls nicht möglich.

14. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten,
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten,
• Recht auf Löschung personenbezogener Daten,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen,
• Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e oder f DSGVO beruhen, sowie
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Wahrnehmung dieser Rechte kann die verantwortliche Stelle oder der Datenschutzbeauftragte kontaktiert werden. Gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten können einer sofortigen Löschung entgegenstehen.

15. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für nichtöffentliche Unternehmen mit Sitz in Bayern ist insbesondere folgende Aufsichtsbehörde zuständig:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
Internet: https://www.lda.bayern.de

16. Sicherheit

Zum Schutz der im Schulungsportal verarbeiteten Daten werden angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt. Hierzu gehören insbesondere verschlüsselte Datenübertragung, rollenbasierte Zugriffsrechte, Protokollierung, Datensicherungen sowie Maßnahmen zum Schutz der Server- und Netzwerkinfrastruktur.

17. Änderungen dieser Datenschutzinformation

Diese Datenschutzinformation kann angepasst werden, wenn sich rechtliche Anforderungen, eingesetzte Verfahren oder die technische Ausgestaltung des Schulungsportals ändern. Bei wesentlichen Änderungen werden die Nutzerinnen und Nutzer informiert. Soweit erforderlich, wird eine erneute Kenntnisnahme angefordert.

Stand: 6. September 2026